Antes de contabilizar una factura o de crear un pedido, SAP necesita saber a qué parte de la empresa pertenece cada operación. Esa información procede de la estructura organizativa, un conjunto de unidades que se definen una vez en Customizing y que después utilizan todos los procesos. Conocerla es el primer paso para entender cualquier módulo.
Las unidades principales
- Mandante: el nivel más alto. Un sistema SAP puede tener varios mandantes, cada uno independiente en datos y usuarios. Consulta qué es el mandante.
- Sociedad: la entidad legal con contabilidad propia, para la que se elabora balance y cuenta de resultados. Consulta qué es una sociedad.
- Área de control: la unidad de Controlling bajo la que se agrupan una o varias sociedades para la contabilidad de gestión.
- Centro: lugar donde se produce, se compra o se almacena. Pertenece a una sola sociedad. Consulta qué es un centro.
- Almacén: ubicación de almacenamiento dentro de un centro, donde se guardan las existencias.
- Organización de compras: responsable de negociar con los proveedores y emitir los pedidos. Consulta organización de compras.
- Organización de ventas, canal de distribución y sector: forman el área de ventas, que determina las condiciones comerciales. Consulta área de ventas.
Cómo se relacionan
Las unidades siguen reglas de asignación que conviene tener presentes:
- Una sociedad pertenece a un mandante y puede tener varios centros.
- Un centro pertenece a una única sociedad y puede tener varios almacenes.
- Un almacén pertenece a un único centro.
- Una organización de ventas se asigna a una sola sociedad; una sociedad puede tener varias organizaciones de ventas.
- Una organización de compras puede asignarse a una sociedad y a varios centros; si los centros son de otras sociedades, se habla de compras entre sociedades.
- Un área de control puede agrupar varias sociedades.
Un ejemplo paso a paso
Imaginemos una empresa ficticia, Industrias Ejemplo, con una fábrica y un almacén de distribución. Así se modelaría su estructura:
- Se utiliza un mandante para toda la empresa en el sistema productivo.
- Se define una sociedad, por ejemplo la 1000, con moneda euro y el plan de cuentas correspondiente.
- Se crean dos centros, uno para la fábrica y otro para el centro de distribución, ambos asignados a la sociedad 1000.
- En la fábrica se definen almacenes de materias primas y de producto terminado; en el centro de distribución, un almacén de expedición.
- Se crea una organización de compras que compra para ambos centros.
- Se define una organización de ventas con un canal de distribución y un sector, que forman el área de ventas desde la que se vende a los clientes.
Dónde se define en el sistema
La estructura se define en Customizing, con la transacción SPRO, dentro de la guía de implantación (IMG), en la rama Estructura empresarial. Esta rama tiene dos apartados: Definición, donde se crean las unidades, y Asignación, donde se relacionan entre sí. Se trata de cambios de configuración que se trasladan entre sistemas con órdenes de transporte. Puedes ampliar el concepto en la parametrización en SAP.
Por qué importa
Una estructura bien diseñada facilita la contabilidad, los informes y las integraciones; una mal planteada es muy costosa de corregir cuando ya hay documentos contabilizados. Por eso es una de las primeras decisiones de cualquier implantación. Al diseñarla se decide, entre otras cosas:
- Cuántas sociedades necesita el grupo y en qué moneda trabaja cada una.
- Qué centros existen y qué función cumple cada uno.
- Qué almacenes se necesitan dentro de cada centro.
- Quién compra y quién vende, y con qué condiciones.
Para ver cómo se usa esta estructura en cada área, consulta el módulo SAP FI, el módulo SAP MM y el módulo SAP SD, o repasa el glosario SAP.