SAP es, al mismo tiempo, el nombre de una empresa alemana de software y el de su producto más conocido: un sistema de planificación de recursos empresariales, conocido como ERP por sus siglas en inglés. Un ERP es una aplicación que reúne en un único sistema los procesos de una organización, como la contabilidad, las compras, las ventas, el almacén, la producción o la gestión de personal.
El nombre procede del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, es decir, sistemas, aplicaciones y productos para el procesamiento de datos. Hoy lo utilizan desde grandes grupos industriales hasta administraciones públicas y empresas medianas de casi cualquier sector.
Qué problema resuelve
Sin un ERP, cada departamento suele trabajar con su propia herramienta o su propia hoja de cálculo. Los datos se duplican, se contradicen y hay que conciliarlos a mano. SAP parte de una base de datos común: un dato se introduce una sola vez y lo comparten todos los procesos que lo necesitan, de modo que finanzas, logística y ventas trabajan con la misma información.
Para qué sirve
SAP se organiza en áreas funcionales llamadas módulos. Los más conocidos cubren estas necesidades:
- Finanzas y control: contabilidad general, cuentas a cobrar y a pagar, activos fijos, costes y rentabilidad.
- Compras y logística: solicitudes y pedidos de compra, gestión de materiales, inventario y almacén.
- Ventas y distribución: pedidos de cliente, entregas, facturación y condiciones comerciales.
- Producción: planificación de necesidades, órdenes de fabricación y calidad.
- Recursos humanos: gestión de personal, tiempos y nómina.
Puedes ver el catálogo completo en la página de módulos de SAP y el detalle en la guía los módulos de SAP explicados.
Cómo funciona de forma integrada
La principal ventaja de SAP es que los módulos están conectados entre sí. Un ejemplo sencillo es una venta:
- Un comercial registra un pedido de cliente en el módulo de ventas.
- El almacén prepara la mercancía y registra la salida, lo que reduce el stock.
- Facturación emite la factura al cliente.
- La contabilidad recibe automáticamente el asiento, con el ingreso y la cuenta a cobrar del cliente.
- Cuando llega el cobro, tesorería lo contabiliza y compensa la factura.
Nadie ha tenido que volver a introducir los datos: cada paso aprovecha el anterior y deja trazabilidad completa.
Qué aporta a una empresa
- Una única versión de los datos, compartida por todos los departamentos.
- Procesos estandarizados y documentados.
- Trazabilidad y control: cada operación queda registrada con su usuario y su fecha.
- Capacidad para trabajar con varias sociedades, países y monedas.
- Apoyo al cumplimiento normativo y a las auditorías.
Cómo se usa SAP
Se accede a SAP con la interfaz clásica, SAP GUI, basada en transacciones que se lanzan con un código, o con SAP Fiori, una interfaz web con aplicaciones en forma de mosaicos. Quien empieza suele combinar ambas. Si quieres practicar, consulta el listado de transacciones y la explicación sobre qué es SAP GUI.
SAP ECC y SAP S/4HANA
La generación actual del ERP de SAP es S/4HANA, diseñado para funcionar sobre la base de datos en memoria SAP HANA. Le precedió SAP ECC, todavía presente en muchas empresas. Las diferencias principales se explican en la guía diferencias entre SAP ECC y SAP S/4HANA.
Quién trabaja con SAP
En torno a SAP hay perfiles muy distintos: usuarios clave que ejecutan los procesos del día a día, consultores funcionales que parametrizan cada módulo, desarrolladores ABAP y administradores de sistemas, conocidos como Basis. Todos comparten la necesidad de entender cómo se estructuran los datos y los procesos de la empresa.